Datenschutzerklärung

Stand: 27. Oktober 2026

Hier erfahren Sie, welche personenbezogenen Daten die Formula Student Germany GmbH auf www.formulastudent.de verarbeitet, wozu, auf welcher Rechtsgrundlage, wie lange und welche Rechte Sie haben.

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlich:
Formula Student Germany GmbH, Georg-Elser-Str. 11, 93077 Bad Abbach, Deutschland
E-Mail: management.7LYMEL@formulastudent.de, Telefon: +49 9405 5060116

Datenschutzbeauftragter:
Philipp Bandow, Anschrift wie oben
E-Mail: data.prot.7LYMeL@formulastudent.de, Telefon: +49 9405 5060117

2. Aufruf der Website

Server-Logdateien. Bei jedem Aufruf speichert unser Webserver Ihre IP-Adresse, den Zeitpunkt, die aufgerufene Adresse, den Statuscode, die übertragene Datenmenge, die zuvor besuchte Seite (Referrer) und die Kennung Ihres Browsers. Das dient der Auslieferung der Website, der Fehlersuche und der Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer und stabiler Betrieb. Wir löschen die Logdateien spätestens nach 15 Wochen.

Hosting. Website und Datenbank laufen auf unseren Servern bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in Rechenzentren in der EU. Hetzner verarbeitet die Daten in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO).

Fehleranalyse. Um technische Fehler zu finden und zu beheben, nutzen wir die Software Sentry auf unseren eigenen Servern. Dorthin übertragen werden technische Angaben zu Fehlern und Ladezeiten (z. B. Fehlermeldung, aufgerufene Seite, Browser, Betriebssystem, IP-Adresse) und bei einem Teil der Besuche eine Aufzeichnung des Seitenablaufs (z. B. Klicks, Navigation, Eingaben und angezeigte Inhalte). Dazu legt Ihr Browser für die Dauer der Sitzung eine Kennung im Sitzungsspeicher an. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist es, Fehler nachvollziehen und beheben zu können. Wir speichern die Daten nur, solange wir sie für die Fehleranalyse benötigen.

3. Cookies und Browserspeicher

Cookies und Einträge im Browserspeicher, die für die Funktion der Website nötig sind, zum Beispiel für die Anmeldung, die Sitzung und Ihre Darstellungseinstellungen, setzen wir auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Für die Fehleranalyse legt die Website zusätzlich eine Sitzungskennung an (Abschnitt 2).

4. Eingebundene Inhalte und externe Angebote

• Videos (YouTube): Videos laden erst, wenn Sie auf „Load video“ klicken. Dann erhält die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, Ihre IP-Adresse und die aufgerufene Seite; eine Übermittlung in die USA ist möglich. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung durch den Klick (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG).
• Karten (OpenStreetMap): Auf unseren Kartenseiten lädt Ihr Browser Kartenbilder von der OpenStreetMap Foundation, St John's Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge, CB4 0WS, Vereinigtes Königreich. Dabei werden Ihre IP-Adresse und die Kartenausschnitte übermittelt. Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Darstellung der Karten).
• Fotogalerien (SmugMug): Unsere Fotogalerien unter media.formulastudent.de betreibt die Awes.me, Inc. (SmugMug), 67 E Evelyn Ave, Mountain View, CA 94041, USA, in unserem Auftrag. Wir laden dort Fotos unserer Veranstaltungen hoch, auf denen Teilnehmer und Besucher zu sehen sein können. Auf der Galerie-Seite gilt zusätzlich die Datenschutzerklärung von SmugMug.
• Ticketshop (pretix): Tickets für unsere Veranstaltung verkaufen wir unter tickets.formulastudent.de über die Plattform der pretix GmbH, Berthold-Mogel-Straße 1, 69126 Heidelberg, die die Bestelldaten in unserem Auftrag verarbeitet. Welche Daten der Shop erhebt, steht in der Datenschutzerklärung des Shops.

5. Benutzerkonto

Für die Teilnahme, die Mitarbeit und interne Bereiche ist ein Benutzerkonto nötig.

Daten: Benutzername, E-Mail-Adresse, Passwort, Name, Titel, Land, Sprache, je nach Rolle weitere Angaben (Abschnitte 6 bis 10) sowie der Zeitpunkt des letzten Logins.

Zweck und Rechtsgrundlage: Bereitstellung des Kontos und der damit verbundenen Leistungen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Freiwillige Angaben wie Ihre Erreichbarkeit über Signal oder WhatsApp verarbeiten wir mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie im Profil jederzeit widerrufen können.

Anmeldung mit Apple oder Google: Sie können sich auch mit Ihrem Apple- oder Google-Konto anmelden. Dann leitet unser Anmeldedienst Sie zur Apple Distribution International Limited, Irland, bzw. zur Google Ireland Limited, Irland, weiter und erhält von dort nach der Anmeldung Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und eine Kennung Ihres Kontos. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für die eigene Verarbeitung sind Apple und Google selbst verantwortlich.

Sichtbarkeit: Andere eingeloggte Nutzer können je nach Rolle Ihren Namen, Ihre Funktion und Ihr Profilfoto sehen.

Speicherdauer:

• Unbestätigte Registrierungen löschen wir nach 24 Stunden.
• Nach 3 Jahren ohne Aktivität setzen wir das Konto zurück und löschen dabei insbesondere Kontakt- und Adressdaten, Uploads und interne Vermerke.
• Name, E-Mail-Adresse und die Historie Ihrer Teilnahme (Team, Saison, Funktion) bewahren wir darüber hinaus auf, um Teilnahmen bestätigen und die Geschichte des Wettbewerbs dokumentieren zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können dem widersprechen (Abschnitt 18).

6. Teilnahme am Wettbewerb (Teams)

Daten: Name, Universität, Team und Rolle, Mobilnummer, Kleidergröße, Nachweis der Krankenversicherung (bei Bedarf mit Ausweiskopie), unterschriebene Teilnahmebedingungen (Terms), Qualifikationsnachweise und auf Antrag für ein Visum Geburtsdatum und Passnummer.

Zweck und Rechtsgrundlage: Durchführung des Wettbewerbs nach dem Regelwerk (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Terms bewahren wir auf, um Ansprüche im Zusammenhang mit der Veranstaltung nachweisen oder abwehren zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Speicherdauer:

• Versicherungsnachweis: nach der Prüfung, spätestens 14 Tage nach Ende der Veranstaltung.
• Terms: bis zum Ende des dritten Jahres nach der Veranstaltung; bei einem Unfall oder Rechtsstreit bis zu dessen Abschluss.
• Einladungsschreiben für ein Visum: 3 Monate nach Ende der Veranstaltung.
• Übrige Angaben: wie in Abschnitt 5.

7. Academy und Workshops

Für Workshops verarbeiten wir Name, Team und Universität der Teilnehmer und stellen eine Teilnahmebestätigung aus (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Zur Bezahlung siehe Abschnitt 11.

8. Volunteers

Daten: insbesondere Profilfoto, Kontaktdaten, Wohnort, Einsatzwünsche, Erfahrungen und Qualifikationen, Anreise, Abreise und Übernachtungen, Kleidergrößen, Wünsche zur Verpflegung, Geschlecht (für die Zimmerzuteilung) und nach der Zusage ein Nachweis der Krankenversicherung.

Zweck und Rechtsgrundlage: Auswahl, Einsatzplanung, Unterkunft und Ausstattung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Gesundheitsangaben wie Allergien verarbeiten wir nur, wenn Sie sie freiwillig machen, und nur für die Verpflegung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Zur Einsatzplanung halten wir kurze interne Vermerke fest.

Empfänger: Für die Unterbringung übermitteln wir Ihren Namen, die Nächte und die Zimmerbelegung an das jeweilige Partnerhotel. Andere Volunteers sehen Ihr Foto, Ihren Namen und besondere Qualifikationen wie Ersthelfer.

Speicherdauer: wie in Abschnitt 5, der Versicherungsnachweis wie in Abschnitt 6.

9. Judges

Daten: Kontaktdaten, Unternehmen, Foto, Fachgebiet, Erfahrung, Verfügbarkeit, Angaben zu Verbindungen zu Teams und freiwillig ein Lebenslauf.

Zweck und Rechtsgrundlage: Auswahl und Einsatzplanung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); die Angaben zu Verbindungen zu Teams dienen der Vermeidung von Interessenkonflikten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Treten Sie als Judge eines Partners auf, erhält Ihr Unternehmen Ihre Kontaktdaten.

10. Partner, deren Mitarbeiter und Presse

• Ansprechpartner von Partnern: Kontaktdaten und Unternehmen zur Abwicklung der Partnerschaft (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO).
• Mitarbeiter von Partnern: Name, Unternehmen und Einsatztage erhalten wir von Ihrem Arbeitgeber, um Zutrittsausweise auszustellen (Art. 6 Abs. 1 lit. f, Art. 14 DSGVO).
• Presse: Kontaktdaten, Medium, Funktion und ein Nachweis der journalistischen Tätigkeit für die Akkreditierung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Bei einer Ablehnung löschen wir den Nachweis.

11. Zahlungen, Rechnungen, Auslagen

Daten: Rechnungsdaten des Teams oder Unternehmens, Zahlungsdaten und bei Auslagenerstattungen Name, Anschrift und Bankverbindung.

Zweck und Rechtsgrundlage: Abrechnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und gesetzliche Aufbewahrung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 147 AO und § 257 HGB). Wir löschen die Unterlagen 8 Jahre nach Ende des Jahres, in dem sie entstanden sind.

Zahlungsdienstleister: Online-Zahlungen wickeln wir über Stripe und PayPal (PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22–24 Boulevard Royal, L-2449 Luxemburg) ab, Kartenzahlungen bei unseren Veranstaltungen, zum Beispiel für Merchandise, über Stripe, SumUp und Zettle (PayPal). Bei Online-Zahlungen übermitteln wir Betrag, Verwendungszweck und Team; der Anbieter teilt uns Name, E-Mail-Adresse und Transaktionsnummer der zahlenden Person mit. Die Anbieter verarbeiten die Zahlungsdaten in eigener Verantwortung.

12. Kommunikation

Versandte E-Mails speichern wir für Rückfragen bis zum Ende der Saison (1. Oktober), Änderungen an E-Mail-Verteilern 3 Jahre lang. Nachrichten über Signal oder WhatsApp schicken wir nur mit Ihrer Einwilligung (Abschnitt 5).

13. Fragen zum Regelwerk

Fragen zum Regelwerk stellen Teams über unser Ticketsystem. Wir verarbeiten Name, Team, Text und Anhänge, um die Fragen zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Allgemein relevante Fragen und Antworten können wir als FAQ für eingeloggte Nutzer veröffentlichen.

14. Zertifikate

Teilnehmer, Volunteers und Judges erhalten auf Wunsch eine Teilnahmebestätigung mit QR-Code. Wer den Code prüft, sieht Name, Funktion und Jahre der Teilnahme (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

15. Fotos und Videos

Bei unseren Veranstaltungen, auch bei der Academy und den Workshops, fotografieren und filmen wir und von uns beauftragte Fotografen. Die Aufnahmen veröffentlichen wir auf unserer Website, in unseren Fotogalerien und in sozialen Netzwerken. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Berichterstattung über unsere Veranstaltungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), bei Teams zusätzlich die Teilnahmebedingungen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

16. Empfänger und Dienstleister

Folgende Dienstleister verarbeiten Daten in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO):

Weitere Empfänger sind die in dieser Erklärung genannten Stellen (Partnerhotels, Unternehmen von Judges, Zahlungsdienstleister) und Behörden, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Datensicherungen. Wir bewahren Datensicherungen bis zu 36 Monate auf (Art. 6 Abs. 1 lit. f, Art. 32 DSGVO). Bis dahin können darin auch Daten enthalten sein, die wir im laufenden System bereits gelöscht haben.

17. Übermittlung in Drittländer

Daten können in die USA übermittelt werden bei YouTube nach Ihrem Klick (Abschnitt 4), bei der Anmeldung mit Apple oder Google (Abschnitt 5) und für unsere Fotogalerien bei SmugMug (Abschnitt 4). Grundlage ist das EU-US Data Privacy Framework, soweit der Anbieter daran teilnimmt, sonst die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Datensicherungen bei Google Cloud liegen in der Schweiz; dafür besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission.

18. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie das Recht, eine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Wenden Sie sich dazu an unseren Datenschutzbeauftragten (Abschnitt 1).

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen zwingende schutzwürdige Gründe vor oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Beschwerde: Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 18, 91522 Ansbach.

19. Pflicht zur Bereitstellung

Für ein Konto und die Mitwirkung an unseren Veranstaltungen sind die als Pflicht markierten Angaben nötig; ohne sie können wir die jeweilige Leistung nicht erbringen.